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Pourquoi mener l’entretien professionnel ?

En tant que dirigeant d’une TPE-PME, vous devez satisfaire à votre obligation légale de mener des entretiens professionnels ?

Vous vous interrogez sur le contenu et la mise en œuvre de l’entretien professionnel et vous souhaitez sécuriser sa pratique pour votre entreprise et vos collaborateurs ?

Il vous faut effectuer le bilan à 6 ans d’ici fin décembre 2020 et vous vous interrogez sur son contenu et ses vertus ?

Ce guide est conçu pour vous apporter les informations essentielles et les outils pour rendre vos entretiens professionnels plus performants et efficaces, que vous n’ayez jamais effectué cette démarche ou que vous pratiquiez déjà ces entretiens.

Les fiches outils Afdas

Fiche de poste

Grille de préparation (employeur)

Grille de préparation

(salarié)

Grille compte rendu d’entretien

Synthèse du bilan de l’entretien à 6 ans

L’entretien professionnel, qu’est-ce que c’est  ?

L’entretien professionnel est une obligation légale introduite au code du travail encadrée par deux lois. La première issue de la réforme de la formation professionnelle (loi du 5 mars 2014) qui formalise l’entretien professionnel, et la seconde, issue de la réforme de la formation professionnelle de septembre 2018, qui renforce l’obligation d’informer de l’employeur.

L’entretien professionnel s’organise autour de deux temps forts pour le salarié :

  1. Un entretien obligatoire, a minima tous les deux ans.
  2. Une analyse sous la forme d’un bilan du parcours professionnel tous les six ans, dit « état des lieux récapitulatif ».

Le cadre juridique s’est assoupli depuis le contexte lié au Covid-19. L’ordonnance n°2020-38 du 1er avril 2020 prévoit un report de la date d’échéance des états des lieux récapitulatifs jusqu’au 31 décembre 2020. Profitez du délai accordé jusqu’à fin décembre pour planifier rapidement vos entretiens professionnels dressant l’état des lieux récapitulatif.

Quels sont les atouts de l’entretien professionnel ?

À quoi sert l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel permet d’identifier les compétences, les aspirations professionnelles et les besoins des salariés.

Il permet de définir un plan d’actions autour de l’employabilité et la qualification des salariés, en lien avec les objectifs et la stratégie de l’entreprise.

Les points suivants peuvent notamment être abordés :

  • Missions sur le poste.
  • Parcours au sein de l’entreprise.
  • Compétences maitrisées et celles à développer.
  • Formations suivies et certifications obtenues.
  • Perspectives d’évolution ou de changements professionnels.
  • Positionnement sur des projets de l’entreprise et besoins éventuels en nouvelles compétences.

Retrouvez plus d’informations sur les atouts de l’entretien professionnel dans notre Intégrale page 5.

Quels bénéfices ?

Pour votre entreprise :

  • Faire le lien entre les projets et objectifs stratégiques de votre entreprise et les aspirations professionnelles de vos salariés,
  • Être éclairée sur les actions collectives et individuelles à accomplir (besoins en formation, préparation du plan de développement des compétences),
  • Être en conformité avec la législation,
  • Détecter des situations sensibles et/ou à risques, optimiser l’employabilité des salariés et leur compétitivité,
  • Développer l’image de votre entreprise et la qualité de vie au travail,
  • Fidéliser ses collaborateurs,
  • Favoriser la réflexion sur les problématiques ressources humaines (pénibilité, santé, responsabilité sociétale).

Pour le salarié :

  • Être écouté et se sentir reconnu,
  • Être informé sur l’entreprise (évolution prévisible en matière d’emploi et de stratégie),
  • Pouvoir exprimer ses souhaits,
  • Clarifier son positionnement et son projet professionnel (motivations, compétences, évolution professionnelle, formation, qualification, mobilité),
  • Être informé sur la validation des acquis de l’expérience (VAE), le conseil en évolution professionnelle (CEP), l’activation du compte personnel de formation (CPF), les abondements de ce compte susceptibles d’être versés par l’employeur,
  • Aborder des sujets spécifiques lors d’entretiens professionnels tels que ceux programmés à l’issue du congé parental d’éducation, d’un mandat syndical, ou lors d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel.

Comment envisager l’avenir avec l’entretien professionnel ?

Préparer le plan de développement des compétences

L’entretien professionnel permet de faire le lien entre les projets et objectifs stratégiques de votre entreprise et les aspirations professionnelles de vos salariés. Grâce à lui, vous serez en mesure de mieux prévoir les compétences qui seront nécessaires au développement futur de votre activité.

Retrouvez plus d’informations sur le plan de développement des compétences dans notre Intégrale page 7.

Intégrer l’entretien professionnel dans une démarche GPEC

Vous pouvez développer votre entreprise via une démarche globale d’employabilité.

Elle peut être élaborée avec le comité de direction et tous les acteurs de l’entreprise et peut faire l’objet d’un accord d’entreprise autour de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), en rapport avec la stratégie de l’entreprise.

Retrouvez plus d’informations sur la GPEC dans notre Intégrale page 7.

Associer les instances représentatives du personnel

Depuis 2015, les entreprises de 50 salariés et plus sont invitées à communiquer aux représentants de personnel (IRP), dans le cadre des consultations relatives au plan de développement des compétences, le nombre de salariés bénéficiaires de l’entretien professionnel.

Cette action permet de fédérer les instances représentatives autour du projet de l’entreprise.

Le cercle vertueux de l’entretien professionnel

Qu’est-ce qui a changé  ?

Dispositif majeur de la réforme de la formation professionnelle, l’entretien professionnel est obligatoire depuis le 7 mars 2014.

En quoi la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018 vient en modifier les règles ?

Désormais, en tant qu’employeur :

  • Vous devez présenter au salarié le conseil en évolution professionnelle (CEP), lui apporter des précisions sur l’activation du compte personnel de formation (CPF) et sur la possibilité de bénéficier d’abondements complémentaires.
  • Vous avez la possibilité de négocier par accord d’entreprise ou d’appliquer un accord de branche précisant les éléments d’appréciation de l’évolution professionnelle (« Est-ce que le salarié a bien suivi au moins une action de formation ? », « A-t-il acquis des éléments de certification par la formation ou la validation des acquis de l’expérience (VAE) ? » « A-t-il bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle ? »)
  • Vous pouvez prévoir une autre périodicité des entretiens professionnels par un accord collectif d’entreprise ou en suivant les préconisations d’un accord de branche.
  • Vous devez prévoir un entretien professionnel au retour de longues absences (maladie) ainsi qu’avant certains congés (congé de proche aidant ou de solidarité familiale), l’entretien professionnel se substituant à de nombreux entretiens obligatoires.

L’entretien professionnel : quand ?

  • Tous les 2 ans, pour identifier avec les salariés les axes de développements possibles en matière de compétences et de formations.
  • Tous les 6 ans sous la forme d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel.

À SAVOIR

Un accord collectif d’entreprise ou de branche peut prévoir une autre périodicité des entretiens professionnels (L.6315-1-III du code du travail). Ainsi, cet accord peut allonger ou réduire la périodicité des 2 ans. En tout état de cause, la loi prévoit que 3 entretiens doivent être réalisés/constatés tous les 6 ans.
En pratique cette nouvelle périodicité devrait pouvoir s’appliquer à partir du bilan des 6 ans de chaque salarié.

Qui est concerné ?

Pour quels salariés ?

Obligatoire, il concerne tous les salariés de toutes les entreprises, quels que soient :

  • La taille de l’entreprise,
  • La nature et la durée du contrat, dès lors que le salarié a au moins 2 ans d’ancienneté dans l’entreprise : CDI, CDD, contrat aidé (contrat unique d’insertion), contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage, parcours emploi compétences,
  • La durée du travail (temps plein ou temps partiel).

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

  • Informer

En tant qu’employeur, vous devez informer vos collaborateurs dès leur embauche quelle que soit la nature du contrat de travail. L’information porte sur les modalités et enjeux de l’entretien professionnel et l’état des lieux du parcours professionnel.

  • Formaliser

L’entretien professionnel est obligatoire, il doit avoir lieu (le refus du salarié d’y assister ne justifie pas de son absence de réalisation). Il donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié.

  • Reprise d’activité

L’entretien doit être systématiquement proposé à l’issue de certaines périodes d’absence ou de réduction d’activité (même s’il s’est écoulé moins de deux ans depuis le dernier entretien ou l’arrivée du salarié dans l’entreprise) :

  • Congé maternité,
  • Congé parental d’éducation total ou partiel,
  • Congé d’adoption,
  • Arrêt longue maladie,
  • Congé de proche aidant (entretien obligatoire à prévoir également avant le congé),
  • Congé de solidarité familiale (entretien obligatoire à prévoir également avant le congé),
  • Congé sabbatique,
  • Période de mobilité volontaire sécurisée,
  • Mandat syndical.

La loi ne précise pas le délai dans lequel l’entretien doit être effectué après le retour.

À SAVOIR

L’entretien peut également avoir lieu à l’initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise du poste.

Et les autres entretiens ? Retrouvez plus d’informations dans notre Intégrale page 10.

Entretien professionnel et entretien annuel, quelles différences ?

 

  Quand ? Obligatoire Facultatif Objectif
Entretien professionnel Tous les deux ans X  

L’évolution du salarié (au-delà de la seule occupation de poste), le projet professionnel (changement de poste, promotion), le projet de formation.

 

Entretien d’évaluation Tous les ans   X

Le bilan de l’activité de l’année (contrôle et analyse des résultats), les performances du collaborateur par rapport aux objectifs fixés, l’objectif opérationnel pour l’année à venir (et les moyens pour l’atteindre, y compris par la formation).

 

Épisode 1 : L’entretien professionnel, de quoi parle-t-on ? qui est concerné et quand ?

Entretien professionnel et entretien annuel, quelles différences ?

 

 

 

  Quand ? Obligatoire Facultatif Formalisation
Entretien professionnel Tous les deux ans X  

L’évolution du salarié (au-delà de la seule occupation de poste), le projet professionnel (changement de poste, promotion), le projet de formation.

 

Entretien d’évaluation Tous les ans   X

Le bilan de l’activité de l’année (contrôle et analyse des résultats), les performances du collaborateur par rapport aux objectifs fixés, l’objectif opérationnel pour l’année à venir (et les moyens pour l’atteindre, y compris par la formation).

 

Entretien professionnel et entretien annuel, quelles différences ?

 

 

 

  Quand ? Obligatoire Facultatif Formalisation
Entretien professionnel Tous les deux ans X  

L’évolution du salarié (au-delà de la seule occupation de poste), le projet professionnel (changement de poste, promotion), le projet de formation.

 

Entretien d’évaluation Tous les ans   X

Le bilan de l’activité de l’année (contrôle et analyse des résultats), les performances du collaborateur par rapport aux objectifs fixés, l’objectif opérationnel pour l’année à venir (et les moyens pour l’atteindre, y compris par la formation).