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Comment se déroule un entretien professionnel ?

Quelles sont les 3 phases de l’entretien professionnel ?

 

  1. Introduire l’entretien professionnel
  • Donner une dimension constructive à l’évènement, ainsi qu’un cadre permettant d’instaurer un climat de confiance.
  • Rappeler les objectifs et les raisons de l’entretien en reprenant le cas échéant les conclusions des précédents entretiens.
  1. Thématiser pour mieux conduire l’entretien

Le Code du travail ne définit pas précisément le contenu de l’entretien professionnel mais il oblige la présence de certains thèmes. Organiser l’entretien en trois temps permet d’aborder tous les points obligatoires tout en répondant à l’objectif initial.

Synthèse des compétences, mise à plat des souhaits de formation, réflexion commune, retrouvez plus d’informations sur ces trois temps dans notre Intégrale page 19.

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* Fiche outil n°2: Grille de préparation / entreprise

  1. Conclure l’entretien professionnel

L’entretien professionnel se conclut par une synthèse orale, puis écrite donnant au collaborateur des informations sur les échéances à venir. Elle permet un échange sur les possibilités de formation envisagées.

Il est en effet important d’assurer la traçabilité des documents produits lors de l’entretien car ils serviront dans l’avenir à préparer les futurs rendez-vous et devront être présentés lors de l’entretien d’état des lieux.

Soyez vigilants! 

Il est important de formaliser en commun les conclusions de l’entretien professionnel. Elles doivent être consignées par écrit dans un document individuel, dont une copie sera remise au salarié.

Ce document servira lors de l’état des lieux du parcours professionnel, après 6 ans.

 

Conduite des entretiens : par le manager ou par les RH ?

 

Atouts Risques
Réalisé par le manager La fonction managériale est valorisée et développe une posture d’accompagnement avec chaque collaborateur.

Il convient d’accompagner les managers au préalable et/ ou les former à la conduite de l’entretien.

Le salarié peut se censurer face à son manager.

 

Réalisé par le service Ressources Humaines

L’entretien peut être réalisé tout au long de l’année, synchronisé ou non avec la campagne d’entretiens annuels. La fonction Ressources Humaines est la plus adaptée à la conduite d’entretien (évolution des parcours, détection des talents) et permet ainsi d’alléger la charge des managers.

La parole du salarié est plus libre avec un représentant des Ressources Humaines (mobilité, départ).

Si les volumes d’entretiens sont très importants, cela peut représenter une charge de travail trop conséquente pour les Ressources Humaines.

L’entretien professionnel : quel suivi ?

Assurer la formalisation

Un document doit être rempli en deux exemplaires à la fin de l’entretien pour en formaliser les conclusions : proposition de formation, projet d’évolution envisageable, décision prise…

Ce document devra être signé par les deux parties avec la mention « remis en mains propres le xx/xx/xx » et un exemplaire reviendra au salarié.

Assurer la traçabilité

Profiter des entretiens professionnels pour mettre en place un système de traçabilité des entretiens et assurer l’information et le suivi autour des décisions et des formations.

Cette traçabilité peut s’exercer dans le cadre d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH).

    Assurer le suivi

    L’entretien ne doit pas rester lettre morte. Il est important de tenir informé le salarié des décisions prises à la suite de l’entretien. Le suivi permet de faciliter l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel qui se déroule tous les 6 ans.

    1. Le document signé doit être remis au service Ressources Humaines qui étudie les demandes exprimées par le salarié au regard de la politique et du budget de formation.
    2. Une analyse a lieu autour des différentes décisions qui peuvent en découler : départ en formation, attribution de nouvelles fonctions, aménagement de poste, mobilité, préparation d’une certification (titre, diplôme, certification professionnelle).
    3. Cette opération permet éventuellement d’établir un plan d’actions, soit de formation, soit de tutorat, soit de VAE, accompagné d’une planification dans le temps.

    L’entretien professionnel : un outil de gestion de ressources humaines ?

    Vous pouvez profiter de l’entretien professionnel pour orienter l’entreprise dans une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

     

    Un nouveau rôle pour les managers

    L’entretien professionnel est l’occasion de former les managers à la démarche GPEC, outil de mobilisation autour des emplois, des métiers et des compétences qui évoluent. Des ateliers de retours d’expérience peuvent être mis en place avec le service Ressources Humaines.

    L’importance de la traçabilité

    L’entretien professionnel constitue un droit pour le salarié et une obligation pour l’employeur. Le salarié ne peut pas refuser l’entretien professionnel.

    Pour les entretiens proposés à la suite d’une longue absence, le collaborateur est en droit de refuser l’entretien professionnel. L’entreprise doit formaliser la proposition d’entretien et, le cas échéant, le refus du collaborateur par écrit, permettant d’apporter la preuve que l’entreprise a rempli son obligation.

    Vers de nouveaux outils

    La mise en place de l’entretien peut s’accompagner de :

    • La programmation de réunions d’équipe pour présenter les évolutions de la loi,
    • La présentation d’un kit de communication et de modules d’apprentissage à la conduite d’entretien,
    • La dématérialisation des formulaires et outils,
    • La création d’un système de traçabilité des entretiens et de contrôle des résultats,
    • L’implication des instances représentatives (CSE, commission formation) autour de l’employabilité et de la stratégie de l’entreprise.

     

    Suivre l’orientation sociale de l’entreprise

    La mise en place d’une base de données économiques et sociales pour les entreprises de 50 salariés et plus peut permettre d’assurer le suivi de :

    • L’évolution des emplois,
    • L’évolution des contrats,
    • L’évolution des formations,
    • Le nombre de salariés bénéficiaires de l’entretien professionnel.

    Associer ou non l’entretien professionnel à l’entretien annuel ?

    Vous réalisez déjà des entretiens annuels d’évaluation et souhaitez profiter de ce moment pour effectuer l’entretien professionnel ? Il est impératif de bien les distinguer l’un de l’autre en gardant à l’esprit le périmètre et le contenu de chacun.

    N’hésitez pas à utiliser deux formulaires différents.

    Prévoyez une marge entre les deux entretiens, d’environ 15 minutes, pour pouvoir prendre des notes et laisser un peu de temps au collaborateur qui souhaiterait approfondir certains sujets.

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    * Fiche outil n°5: Grille de synthèse à 6 ans