Comment se déroule un entretien professionnel ?
Quelles sont les 3 phases de l’entretien professionnel ?
- Introduire l’entretien professionnel
- Donner une dimension constructive à l’évènement, ainsi qu’un cadre permettant d’instaurer un climat de confiance.
- Rappeler les objectifs et les raisons de l’entretien en reprenant le cas échéant les conclusions des précédents entretiens.
- Thématiser pour mieux conduire l’entretien
Le Code du travail ne définit pas précisément le contenu de l’entretien professionnel mais il oblige la présence de certains thèmes. Organiser l’entretien en trois temps permet d’aborder tous les points obligatoires tout en répondant à l’objectif initial.
Synthèse des compétences, mise à plat des souhaits de formation, réflexion commune, retrouvez plus d’informations sur ces trois temps dans notre Intégrale page 19.
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* Fiche outil n°2: Grille de préparation / entreprise
- Conclure l’entretien professionnel
L’entretien professionnel se conclut par une synthèse orale, puis écrite donnant au collaborateur des informations sur les échéances à venir. Elle permet un échange sur les possibilités de formation envisagées.
Il est en effet important d’assurer la traçabilité des documents produits lors de l’entretien car ils serviront dans l’avenir à préparer les futurs rendez-vous et devront être présentés lors de l’entretien d’état des lieux.
Soyez vigilants!
Il est important de formaliser en commun les conclusions de l’entretien professionnel. Elles doivent être consignées par écrit dans un document individuel, dont une copie sera remise au salarié.
Ce document servira lors de l’état des lieux du parcours professionnel, après 6 ans.
Conduite des entretiens : par le manager ou par les RH ?
| Atouts | Risques | |
| Réalisé par le manager | La fonction managériale est valorisée et développe une posture d’accompagnement avec chaque collaborateur. |
Il convient d’accompagner les managers au préalable et/ ou les former à la conduite de l’entretien. Le salarié peut se censurer face à son manager.
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| Réalisé par le service Ressources Humaines |
L’entretien peut être réalisé tout au long de l’année, synchronisé ou non avec la campagne d’entretiens annuels. La fonction Ressources Humaines est la plus adaptée à la conduite d’entretien (évolution des parcours, détection des talents) et permet ainsi d’alléger la charge des managers. La parole du salarié est plus libre avec un représentant des Ressources Humaines (mobilité, départ). |
Si les volumes d’entretiens sont très importants, cela peut représenter une charge de travail trop conséquente pour les Ressources Humaines. |
L’entretien professionnel : quel suivi ?
Assurer la formalisation
Un document doit être rempli en deux exemplaires à la fin de l’entretien pour en formaliser les conclusions : proposition de formation, projet d’évolution envisageable, décision prise…
Ce document devra être signé par les deux parties avec la mention « remis en mains propres le xx/xx/xx » et un exemplaire reviendra au salarié.
Assurer la traçabilité
Profiter des entretiens professionnels pour mettre en place un système de traçabilité des entretiens et assurer l’information et le suivi autour des décisions et des formations.
Cette traçabilité peut s’exercer dans le cadre d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH).
Assurer le suivi
L’entretien ne doit pas rester lettre morte. Il est important de tenir informé le salarié des décisions prises à la suite de l’entretien. Le suivi permet de faciliter l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel qui se déroule tous les 6 ans.
- Le document signé doit être remis au service Ressources Humaines qui étudie les demandes exprimées par le salarié au regard de la politique et du budget de formation.
- Une analyse a lieu autour des différentes décisions qui peuvent en découler : départ en formation, attribution de nouvelles fonctions, aménagement de poste, mobilité, préparation d’une certification (titre, diplôme, certification professionnelle).
- Cette opération permet éventuellement d’établir un plan d’actions, soit de formation, soit de tutorat, soit de VAE, accompagné d’une planification dans le temps.
Les outils Afdas
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* Fiche outil n°4: Grille de compte-rendu d’entretien
* Fiche outil n°5: Grille de synthèse à 6 ans