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Comment mettre en œuvre l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel : les grandes étapes

 

Un calendrier sur 6 ans

  • 7 mars 2014 : Entrée en vigueur
  • Avant le 7 mars 2016 : 1er entretien professionnel
  • Avant le 7 mars 2018 : 2ème entretien professionnel
  • Avant le 31 décembre 2020* : 3ème entretien professionnel et état des lieux

Le cadre juridique s’est assoupli depuis le contexte lié au Covid-19. L’ordonnance n°2020-387 du 1er avril 2020 prévoit un report exceptionnel de la date d’échéance des états des lieux récapitulatifs jusqu’au 31 décembre 2020.

Vos obligations jusqu’au 31 décembre 2020

Pour justifier de l’accomplissement de vos obligations, vous pouvez :

  • Soit appliquer les critères issus de la loi du 5 mars 2014, à savoir démontrer que le salarié a bénéficié de l’ensemble de ses entretiens professionnels (tous les 2 ans) et d’au moins deux de ces trois mesures d’employabilité :
  1. Avoir suivi au moins une action de formation (obligatoire ou non),
  2. Avoir acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience,
  3. Avoir bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle (changement de poste ou mobilité).
  • Soit appliquer les critères issus de la loi du 5 septembre 2018, à savoir, démontrer que le salarié a :
  1. Bénéficié de l’ensemble de ses entretiens professionnels (tous les 2 ans)
  2. Suivi au moins une formation « non obligatoire » (est obligatoire « toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction »)

À compter du 1er janvier 2021, seules les règles issues de la loi du 5 septembre 2018 seront imposées à l’employeur.

À SAVOIR

Un état des lieux récapitulatif est à effectuer au cours du 3ème entretien professionnel pour tout salarié avec une ancienneté supérieure à 6 ans. Sinon, à date anniversaire au regard du premier entretien planifié avec le salarié.

 

Quelles pénalités en cas de non-conformité ?

L’entretien professionnel est obligatoire et soumis à des pénalités dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Si, dans les 6 ans, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une formation non obligatoire, ou si les anciens critères (loi du 5 mars 2014) uniquement valables jusqu’au 31/12/2020 n’ont pas été respectés, l’entreprise est condamnée à procéder à un abondement correctif au compte personnel de formation du salarié de 3 000 euros.

Le salarié doit être informé de ce versement. L’employeur verse une somme forfaitaire de 3 000 euros à la Caisse des dépôts et consignations, au titre de l’abondement correctif.

Soyez vigilants!

Lorsque l’entreprise n’a pas opéré ce versement ou a opéré un versement insuffisant, elle est mise en demeure de procéder au versement de l’insuffisance constatée. À défaut, l’entreprise verse au Trésor public un montant équivalent à l’insuffisance constatée majorée de 100 %.

 

BON À SAVOIR

Un accord collectif d’entreprise ou, à défaut de branche, peut modifier la périodicité des entretiens professionnels et également prévoir des modalités  différentes d’appréciation de l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié ainsi qu’un abondement supplémentaire du compte personnel de formation (CPF).

 

Cas concret : comment respecter un calendrier sur 6 ans ?

  • Votre salarié est en poste depuis 2 ans, il est temps de penser au 1er entretien professionnel.
  • Votre salarié fait partie de l’entreprise depuis 4 ans, le 2ème entretien professionnel vous permet de faire un point sur les actions réalisées et les éventuelles évolutions ou modifications à apporter. Vous vérifiez les 3 points d’employabilité :
  1. Si le salarié a suivi une action de formation depuis son arrivée dans l’entreprise ;
  2. S’il a obtenu une certification ;
  3. S’il a progressé sur le plan professionnel ou salarial. 

POUR EN SAVOIR PLUS

Retrouvez plus de points de repère dans notre Intégrale page 14.

  • Votre salarié est depuis 6 ans dans l’entreprise, vous faites le bilan de son parcours professionnel par un état des lieux lors du 3ème entretien professionnel. Vous vérifiez de nouveau les 3 points d’employabilité.

Jusqu’au 31/12/2020 : le salarié doit remplir deux des trois critères d’employabilité et avoir effectué l’ensemble des entretiens professionnels.

Depuis le 01/01/2019 et obligatoirement à partir du 01/01/2021 : le salarié doit avoir suivi au minimum une formation non obligatoire et avoir effectué l’ensemble des entretiens professionnels.

 

Quelles modalités de mise en œuvre ?

Garantir le succès de l’entretien

  1. Préparer l’entretien en amont

Commencer par sensibiliser à la démarche des entretiens en présentant un guide d’entretien détaillé à l’ensemble des collaborateurs:

Fiche outil n°3 Grille de préparation / salarié.

Cette démarche peut être présentée au cours de réunions d’équipe et partagée avec les instances représentatives du personnel.

  1. Fixer une date

L’entretien professionnel s’effectue pendant le temps de travail.

Planifier l’entretien en tenant compte de la disponibilité du salarié et du manager.

Une date posée suffisamment en amont (par exemple, 1 mois) donne au salarié le temps nécessaire de préparer son entretien.

  1. Un lieu adéquat

Choisir un lieu calme pour conduire l’entretien, comme une salle de réunion.

Prévenir que l’entretien s’y déroule et donner la consigne de ne pas déranger afin d’éviter toute interruption qui risquerait d’en compromettre la dynamique.

  1. Prévoir le temps nécessaire

Prévoir une amplitude horaire d’au moins 2h pendant le temps de travail des salariés concernés, à raison d’1h30 pour l’entretien et de 30 minutes supplémentaires pour le compte-rendu.

    1. Sélectionner la personne en charge de conduire l’entretien

    Selon la taille et l’organisation de l’entreprise :

    • Le manager de proximité peut conduire l’entretien, notamment s’il est effectué avant l’entretien annuel.
    • Les Ressources Humaines peuvent également s’en charger.

    C’est à l’entreprise de décider quel est le meilleur choix, en termes de temps passé et de formation à la conduite d’entretien.

    1. Préparer les managers

    Lorsque les managers conduisent les entretiens, il convient de les guider en amont (fiche outil n°3: Grille de préparation / Entreprise) pour :

    • Repérer les changements à venir (évolution du travail, nouvelles compétences attendues),
    • Identifier les objectifs et les résultats souhaités (accompagner le changement, susciter l’adhésion des salariés, co-construire des projets de formation),
    • Les préparer à l’exercice de l’entretien.
    • Les aider à changer de posture: bannir l’évaluation pour être dans l’accompagnement.
    Téléchargez les outils Afdas

    * L’Essentiel Entretien Professionnel
    * Fiche outil n°1: Fiche de poste
    * Fiche outil n°2: Grille de préparation / entreprise
    * Fiche outil n°3: Grille de préparation / salarié
    * Fiche outil n°4: Grille de compte-rendu d’entretien
    * Fiche outil n°5: Grille de synthèse à 6 ans

    5 étapes pour se préparer à l’entretien

    1. Rassembler les données sur l’activité du collaborateur: missions et responsabilités, éventuelles améliorations rencontrées, points forts ou d’amélioration (abordés sous l’angle des compétences et non d’objectifs), missions ou responsabilités qui pourraient lui être proposées pour développer de nouvelles compétences. Pour vous aider, vous pouvez utiliser la grille de préparation / entreprise.
    2. Rassembler les informations sur le parcours professionnel du collaborateur : quels postes a-t-il occupé dans l’entreprise ? Quelles compétences sont mises en évidence ? Le salarié a-t-il fait part de souhaits d’évolution professionnelle lors des précédents entretiens ? Quelles perspectives peuvent se dessiner dans les prochaines années ?
    3. Rassembler les informations sur les formations suivies par le salarié: a-t-il obtenu un titre professionnel, un diplôme ou un certificat de qualification professionnelle (CQP) ? L’évolution de ses missions nécessiterait-elle de le former ?
    4. Rassembler les informations sur la stratégie et les priorités de l’entreprise: perspectives d’évolution de l’entreprise, réglementations, nouveaux marchés, concurrence, déterminer si ces éléments auront des incidences sur les métiers et les qualifications dans l’entreprise en termes d’évolution des compétences attendues, leur impact sur les orientations de la formation dans les années à venir.
    5. Fixer un rendez-vous un mois avant la date de l’entretien.

    5 étapes pour se préparer à l’entretien

    1. Rassembler les données sur l’activité du collaborateur: missions et responsabilités, éventuelles améliorations rencontrées, points forts ou d’amélioration (abordés sous l’angle des compétences et non d’objectifs), missions ou responsabilités qui pourraient lui être proposées pour développer de nouvelles compétences. Pour vous aider, vous pouvez utiliser la grille de préparation / entreprise
    2. Rassembler les informations sur le parcours professionnel du collaborateur : quels postes a-t-il occupé dans l’entreprise ? Quelles compétences sont mises en évidence ? Le salarié a-t-il fait part de souhaits d’évolution professionnelle lors des précédents entretiens ? Quelles perspectives peuvent se dessiner dans les prochaines années ?
    3. Rassembler les informations sur les formations suivies par le salarié: a-t-il obtenu un titre professionnel, un diplôme ou un certificat de qualification professionnelle (CQP) ? L’évolution de ses missions nécessiterait-elle de le former ?
    4. Rassembler les informations sur la stratégie et les priorités de l’entreprise: perspectives d’évolution de l’entreprise, réglementations, nouveaux marchés, concurrence, déterminer si ces éléments auront des incidences sur les métiers et les qualifications dans l’entreprise en termes d’évolution des compétences attendues, leur impact sur les orientations de la formation dans les années à venir.
    5. Fixer un rendez-vous un mois avant la date de l’entretien.

    Optimiser l’efficacité de l’entretien

    Réaliser l’entretien : quel avantage pour le manager de proximité ?

    L’entretien professionnel instaure un dialogue de proximité avec le salarié et offre plusieurs avantages au manager.

    Retrouvez plus d’informations sur ces avantages dans notre Intégrale page 16.

    Une formation pour les encadrants ?

    Afin d’assurer l’efficacité de l‘entretien, les managers chargés de leur conduite peuvent être formés à cet exercice :

    • Planifier des sessions de formation aux entretiens pendant une journée, pour revoir ou approfondir les notions de management et de conduite d’entretiens,
    • Faire connaitre les dispositifs de formation, leurs conditions de financement et les prestations d’informations accessibles aux salariés.

    L’accompagnement des salariés

    Il est obligatoire de vérifier que le salarié connaît les dispositifs mobilisables pour se former ou obtenir une certification :

    • Le conseil en évolution professionnelle (CEP),
    • Le compte personnel de formation (CPF),
    • La validation des acquis de l’expérience (VAE),
    • Les nouveaux dispositifs : le CPF de transition, la PRO-A.

    Ou tout autre dispositif via l’entreprise comme par exemple le plan de développement des compétences.

    Inviter le salarié à se préparer

    La planification du rendez-vous peut s’accompagner de l’envoi en amont d’une grille de préparation (fiche outil n°3), conçue pour rendre l’entretien le plus constructif possible. Le salarié peut être invité à :

    • Rassembler les documents utiles (synthèse des précédents entretiens, fiche de poste, attestations de formation déjà suivies ou certifications),
    • Réfléchir à son projet professionnel (maintien ou changement de poste), lister les compétences maîtrisées et celles à développer, s’informer sur les dispositifs de formation,
    • Collecter les informations sur les projets d’entreprise.

    Adapter l’entretien à chaque salarié

    Pour un salarié en seconde partie de carrière, l’entretien peut être enrichi de questions portant sur ses conditions de travail, sur les activités à aménager, sur la possibilité de tutorat, de transfert intergénérationnel ou de transfert de compétences.

    Pour un salarié de retour après une longue absence, il offre l’occasion d’échanger sur ses objectifs professionnels et sur les conditions liées à sa reprise d’activité.